Erst prüfen, dann zahlen

Einmal im Jahr werden die Betriebskosten abgerechnet. Mieter sollten einen Blick auf das Schreiben werfen. Denn oft verstecken sich in den Abrechnungen Fehler.

Manche Mieter messen der Nebenkostenabrechnung, die im Briefkasten liegt, keine größere Bedeutung bei, solange die Kosten nicht aus dem Ruder laufen. Wenn sogar ein Guthaben herausspringt, umso besser. Jetzt, da die Preise für Heizung und Warmwasser teilweise in schwindelerregende Höhen steigen, schauen viele genauer hin. Das kann sich lohnen.

„Etwa jede zweite Abrechnung enthält Fehler“, sagt Jutta Hartmann vom Deutschen Mieterbund. Das Thema Betriebskosten gehört zu den Top-Themen für Mieter und Vermieter. Kein Wunder, es geht um bares Geld. Schließlich gelten die Betriebskosten längst als zweite Miete – Antworten auf wichtige Fragen:

Welche formellen Anforderungen gibt es?

Laut Rechtsprechung muss die Abrechnung eine geordnete und übersichtlich gegliederte Aufstellung der einzelnen Kostenarten enthalten. „Diese Aufstellung muss auch für juristische Laien nachvollziehbar sein“, stellt Hartmann klar. Enthalten sein müssen mindestens eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des Umlageschlüssels, die Berechnung des Anteils des Mieters sowie der Abzug der Vorauszahlungen.

„Der Mieter muss erkennen können, welche Kosten entstanden sind und wie viel er nachzahlen muss oder rückerstattet bekommt“, so Hartmann. Werden diese Mindestangaben nicht eingehalten, kann der Vermieter keine Nachzahlung verlangen.

Welche Fristen gelten?

Vermieter müssen die gesetzlichen Fristen beachten. „Spätestens zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums muss der Brief beim Mieter sein“, so Inka-Marie Storm vom Eigentümerverband Haus & Grund Deutschland. „Kommt er auch nur einen Tag zu spät, kann der Mieter Nachzahlungen verweigern, es sei denn, den Vermieter hat den verspäteten Zugang nicht zu vertreten.“ Der Anspruch des Mieters auf die Abrechnung seiner Betriebskosten und die Rückerstattung zu viel gezahlter Nebenkosten bleibt bestehen.

Welche Betriebskosten muss der Mieter zahlen?

Das ist in der Betriebskostenverordnung geregelt. Hier sind 17 Punkte aufgeführt, die in die Abrechnung einfließen dürfen. Dazu gehören unter anderem Heizung und Warmwasser, Grundsteuer, Wasser, Abwasser, Fahrstuhl, Straßenreinigung und Müllabfuhr, Hausreinigung und Hauswart oder Breitbandkabel. Nicht zu den Nebenkosten zählen etwa Verwaltungskosten, Bankgebühren, Porto, Zinsen und Telefon. Auch Reparaturkosten, Instandhaltungskosten oder Rücklagen muss der Mieter nicht zahlen. „Hier gilt es genau hinzuschauen, ob alle Positionen zulässig sind oder ob etwas doppelt abgerechnet wurde“, erklärt Hartmann. Es lohnt sich, bei der Prüfung die Abrechnungen vergangener Jahre zum Vergleich hinzuzuziehen.

Was tun bei Beanstandungen?

„Es können immer mal Fehler auftreten“, sagt Storm. „Insbesondere kleinere private Vermieter tun sich aufgrund der vielen Vorgaben manchmal schwer mit der Abrechnung der Nebenkosten.“ Mieter sollten Vermieter schriftlich informieren, damit sie Fehler nachbessern können. Solche inhaltlichen Fehler können auch nach Ablauf der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist korrigiert werden, ohne dass der Anspruch des Vermieters auf Nachzahlung verloren geht.